Fórmulas y Funciones

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+

B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones

Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERADOR	OPERACIÓN QUE REALIZA
+	SUMA
-	RESTA
*	MULTIPLICA
/	DIVIDE
^	EXPONENCIACIÓN
&	UNIÓN / CONCATENAR
=	Comparación IGUAL QUE
>	Comparación MAYOR QUE
<	Comparación MENOR QUE
>=	Comparación MAYOR IGUAL QUE
<=	Comparación MENOR IGUAL QUE
<>	Comparación DISTINTO

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas.

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.

Símbolo Del Operador	Operación que realiza	Precedencia
^	EXPONENCIACIÓN	1
*	MULTIPLICA	2
/	DIVIDE	2
+	SUMA	3
-	RESTA	3
&	UNIÓN / CONCATENAR	4
=	Comparación IGUAL QUE	5
>	Comparación MAYOR QUE	5
<	Comparación MENOR QUE	5
>=	Comparación MAYOR IGUAL QUE	5
<=	Comparación MENOR IGUAL QUE	5
<>	Comparación DISTINTO	5

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto como ejemplo: Podemos que hay 10 operaciones - 5 SUMAS - 3 MULTIPLICACIONES - 1 DIVISIÓN - 1 COMPARACIÓN Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, despues realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente realizaría la DIVISIÓN y por último la COMPARACIÓN.

EJEMPLO

SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de

la celda A7 + el contenido de las celdas del rango C5:E8

Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener.

Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números

que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros

ejemplos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los

números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías,

valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia.

Función MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea

encontrar.

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30

Función MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea

encontrar.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

Función PROMEDIO

Halla la media aritmética de una serie de valores.

Sintaxis

PROMEDIO (Rango)

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

Si quiere ver una lista completa con todas las funciones, ponga en marcha el

Asistente para funciones, elija el comando Función del menú Insertar. En el

recuadro Categorías (en el cuadro de diálogo que aparece) haga clic en Todas

y verá una lista alfabética completa con todas las funciones disponibles.

Ventana de Excel

La ventana de excel consta de los siguientes elementos:




Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero será trabajar en el libro abierto o
abrir uno nuevo. Cada libro tendrá varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar
varias páginas. No debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con página
(normalmente tamaño DIN 4)

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Excel posee un extenso sistema de ayuda, que siempre está preparado para
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generado como resultado de nuestra búsqueda.

También puede obtener información de ayuda contextual-sensitiva de un
elemento específico de la pantalla eligiendo en el menú ? la opción ¿Qué es esto? ,y a
continuación haga clic sobre ese elemento. Asimismo, puede mostrar información de
ayuda de un cuadro de diálogo haciendo clic en el botón ? que aparezca en el propio
cuadro de diálogo.

¿Qué es y para qué sirve Excel ?

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office.

Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, no te preocupes, ahora te lo explicamos. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.